とても便利なGmailですが、4,5年も使っていると無料の枠を超えてしまいそうになります。その有料バージョンは月250円、年3,000円です。(2020年4月現在)です。なんとなく無料で使えていたGmailが有料って許せなくないですか?対応としては古いメールを削除したりドライブに空きを作ったりしなくてはりませんが、大量のメールを選びながら消すのはとても困難です。

そんな悩みを打ち消すGmailの検索コマンドをここでは紹介します。

日付が古いメールをまとめて削除する方法

~年前のメールを表示
     older_than:1y     

これは1年以上前のメールを全部表示してくれるコマンドです。「1y」の1の部分を2,3に変えればそれぞれ2年前、3年前となります。
さらにyをmに変えれば1ヵ月前となります。 埋もれてしまったメールを探すのにもよいと思います。

何年何月何日よりも前のメールを表示
     older:YYYY/MM/DD     

さらに特定の日よりも古いメールを探すこともできます。
例えば、2019年1月1日よりも古いメールを探したいとなれば、older:2019/01/01となります。
メールが見つからないけどなんとなくこのあたりという検索でも使えそうですね。

容量の大きいメールを削除する方法

Gmailの容量を空けたいときにまさに使いたくなる検索コマンドです。

~よりも容量が大きいメールを表示
     larger:10m     

このように検索すれば、10MB以上の大きいメールだけ表示されます。容量を占領しているのは大概が画像やファイル、ドキュメントになります。この検索演算子を使えば、簡単に見つけることができます。
これも10mの部分が容量を指し示しますので1mとすれば1MB以上のメールということになります。

さらに先ほど紹介した日付検索と容量検索は組み合わせることが可能です。

     larger:10m older_than:3y     
このように書けば、10MB以上で3年前よりも古いメールということになります。

Gmailでは通常100件ずつの削除なのですが、「検索したものをすべて削除する」という一括削除も可能です。これを使えば難なく削除することができます。

古いメールはどこまで残しておけばよい?

さて検索コマンドは覚えたので消すぞ!となるのですが、家の中の古いものを捨てられないのと一緒で、添付の資料はまだ使うことがあるかも、このメールはエビデンスで使うかもと思い、なかなか一気に消すことに抵抗がある方はいませんか?

これはいわゆる断捨離の精神のように、決め事を決めてそれに則しないメールは全削除で行くしかありません。
ただし、断捨離を「ええぃ!」とできる人は、常日頃から捨てる準備をしているからできるのです。捨てる準備というのは常日頃から整理整頓をしていて、いるものいらないものを毎日取捨選別することです。特にメールは通常の荷物よりも大量にあるため、一気に整理するのはとても大変です。なので、常日頃から整理整頓をしておくしかありません。

私の場合でお話ししますが、基本的に3年たっているメールはすべて削除しています。理由として3年たっているメールを探した経験が無いためです。また資料関係やエビデンスメール関連は、そのたびにPCフォルダに整理して保管しています。だからこそできる一括削除ではあります。保管する際のコツとしては、PC内検索でみつけやすくするためにファイル名+検索キーワード+日付のルールでフォルダを階層分けして保管しています。

 例)2017年の1月20日の製品開発会議資料 だった場合     
 ファイル名:製品開発会議資料(発砲スチロールを使って保管する方法、ぷちぷち)_170120      

という感じでなんの資料なのかと()をして後で自分が検索しそうなキーワードを入れて、最後に日付を入れています。このやり方であれば後で検索もできるので、うもれてしまい探すための無駄な時間をなくすことができます。

1つ要注意ですが、メールを削除してもゴミ箱が空にならないと容量は空きません。メールを削除した後は、ごみ箱も空にしましょう。

さて、今回はGmailの検索コマンドを紹介しました。今はコロナウイルスのせいでテレワークとなり自宅でPCを触ることが多いと思います。自宅で作業することで会社にいるときよりも時間が多くあると思います。この時間を有効利用して、PCの中をきれいにするのもよいと思います。